Introducción a una serie de artículos que hablan de la sociedad de la información, y de los pasos que debe dar una empresa para convertirse en una e.empresa.
Autores: Julian Arrizabalaga y Elisabet Zabala
Última Modificación: martes 29 de marzo de 2000.
E.MAIL, E.PHONE, E.COMERCE, E.BUSINESS, E.PEOPLE, E.SOCIETY.
Correo electrónico, Comercio electrónico, Banca electrónica, Quehacer electrónico, etc; hoy día estamos leyendo artículos que tratan de todas estas cuestiones, cuestiones que queremos ligar a la tan traída sociedad de la información, y a la omnipresente internet.
En una generalización, nos hemos permitido hablar de la gente electrónica y de la sociedad electrónica.
Decimos que el futuro inmediato va a estar lleno de e.things, y que el poder llegar a vivir cómodamente en este e.world es una cuestión cultural, es cuestión de saber el modo de vida de una e.person.
Y es imprescindible ser una e.person para hacer e.business, por lo tanto hablemos de los pasos que debe dar una empresa para acomodarse al venidero e.world.
EL PERSONAL COMPUTER.
El primer paso sin duda es considerar al PC como una herramienta elemental en nuestra vida, algo comparable al bolígrafo, el teléfono y el pago por tarjeta.
Lo que implica, hoy día, conocer el concepto de archivo informático, el explorador de windows, las acciones seleccionar, copiar, borrar, y pegar; y al menos el uso del procesador de textos.
INTERNET: WWW Y E.MAIL.
El segundo paso es conectar este PC al mundo a través del teléfono, formando parte de internet; la red.
Internet es muchas cosas, pero para empezar nos basta con acceder a una zona concreta llamada World Wide Web, o más corrientemente la web.
Dentro de esta conexión (hacia afuera) de la empresa, tenemos como siguiente paso la instalación de algo que nos permita mandar un mensaje a una dirección electronicapostal (e.mail) en cualquier parte del planeta o recibirlo procedente de cualquiera de nuestros clientes o proveedores.
LAS OTRAS VÍAS DE ENTRADA DE DATOS.
Este PC que empezamos a dominar, tiene como principal entrada de datos el teclado, toda la información que queremos transmitir o grabar, es introducida en él por esta vía.
Pero existen otros datos, como fotografías, películas, voz, música, que necesitamos en nuestras relaciones: tarifas, propaganda, etc; y que precisan de otras vías para llegar a los documentos electrónicos.
De manera que el tercer paso consiste en comprar, instalar y usar el scaner o la cámara digital o el vídeo digital y el micrófono para captar, digitalizar y encapsular el exterior en archivos informáticos que convivirán con los otros ya conocidos por el uso del PC en los pasos anteriores.
EL HACER EXPLÍCITA LAS NORMAS DE LA ORGANIZACIÓN.
Una vez planteada la evolución de las personas, vamos plantear la de la empresa.
Escribir un manual de aseguramiento de calidad es un paso imprescindible.
El modelo más fácil de seguir hoy día es el planteado en la norma ISO-9000.
Hablamos de la importancia que tiene la puesta por escrito de los procedimientos actuales, el describirlos, el sacarlos a la luz, el publicarlos para constancia de todo el personal que forma la empresa.
No hablamos de reformarlos, mejorarlos o copiarlos.
Los registros definidos en los procedimientos anteriores, son aquellos que siempre hemos hecho y registrado, o que hemos hecho y no registrado por problemas administrativos.
Decimos que si hay que hacerlos, ahora es el momento de empezar. Lo que da pié al siguiente paso.
EL PLAN DE FORMACIÓN DEL PERSONAL DE LA EMPRESA.
Estamos hablando de nuevas formas de hacer las cosas de siempre, de formas más eficientes, pero nuevas, que exigen nuevos modos y nuevas herramientas, y este compendio de nuevos útiles electrónicos es tan imprescindible que hará marginal a aquella persona que no aprenda su funcionamiento.
Haga caso pues al modelo ISO-9000 en su punto 4.18 y realice un plan anual de formación.
Escuche al Gobierno Vasco y presente este plan al programa Hobetuz para que le subvencionen parte del gasto.
Pero invierta en formación, las personas formadas de hoy sólo saben lo de hoy, no lo de mañana.
EL SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.
Este sistema está formado por un hardware y sus sistemas operativos, y por el software de ofimática y de gestión comercial, de fabricación y de calidad.
El hardware y los sistemas operativos formarán una Red de PC's de Alcance Local
El software, las aplicaciones que automatizan la organización, será uno orientado a objetos, de arquitectura cliente servidor, que trate tantos los procesos internos de la empresa como los relacionados con terceros (proveedores, clientes, Tesorería de la Seguridad Social, Hacienda Pública, bancos, Intrastat) y que sea homogéneo en sus entrañas, es decir, que todos estos procesos estén escritos con las mismas herramientas de software.
EL DIBUJO EN TRES DIMENSIONES.
Haya conseguido o no la implantación del dibujo asistido por ordenador, el casi jurásico CAD 2D (ya que se promocionaba por la administración en 1985), es momento de pasar o introducir el 3D.
EL INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS.
Otro de los puntos importantes es la comunicación de la organización con el exterior: clientes y proveedores típicos o especiales como los bancos, la tesorería de la seguridad social, la hacienda pública, etc.
En este caso nos referimos a la parte de las telecomunicaciones que no tocan los cables ni la electrónica, sino a la que se refiere a los contenidos de la telecomunicación.
Este intercambio se hace hoy día en algunos sectores entre clientes y proveedores, pero se va expandiendo su uso al acercarnos al ámbito de los bancos o de las administraciones públicas.
Este nuevo reto debemos encararlo y resolverlo como algo lógico, esperado y mejor dentro de este e.world en el que entramos.
EL SISTEMA INTERNET-INTRANET.
El sistema Intranet-Internet es el último paso que debe dar su organización para poder hacer con ella negocios electrónicos.
EL RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO.
Por muy pequeña que sea esta organización electrónica, capaz de hacer e.business, recibe y mantiene una cantidad de datos, estructurados en ficheros informáticos, tan grande o al menos tan grande en relación a los datos totales que mueve, que es imprescindible la designación de un responsable del sistema.
UNA AUDITORÍA
Para terminar vamos a proponer una auditoría que controla el nivel de e.business en su empresa.
Como es lógico todos los puntos tratados en el cuestionario no tienen el mismo peso en todas las organizaciones, por lo que en el ejemplo no ponderamos las respuestas dadas.
Sin embargo, servirá como guión de los objetivos que se pueden y se deben cubrir a corto plazo.
LA OFERTA DE KEIN INGENIEROS, S.L.
Kein Ingenieros, s.l. se ofrece a ayudarle en la comprensión de cualquiera de los puntos aquí tratados.